5 điều cần tránh để có một buổi họp hiệu quả? - myXteam Academy, 634, Myxteam
Blog myXteam

5 điều cần tránh để có một buổi họp hiệu quả? - myXteam Academy

Không xác định rõ mục tiêu cuộc họp

Để tăng tính hiệu quả của buổi họp, chúng ta nên xác định được các nhiệm vụ cần đạt được là gì. Từ đó, các nhà quản lí có thể rõ được phương hướng của buổi họp cũng như những công việc cần chuẩn bị là gì. Tránh trường hợp cuộc họp đi quá lung tung và làm mất thời gian của các thành viên tham gia.

Điều phối buổi họp kém hiệu quả

Người chủ trì luôn giữ vai trò điều phối về nội dung, không khí buổi họp và thời gian. Bên cạnh đó, họ còn là chủ thể xử lí mâu thuẫn trong cuộc họp một cách khéo léo để đạt được mục đích chung cho tập thể.

Nhưng không phải ai cũng có khả năng đó, một sự điều khiển yếu kém có thể khiến cho cuộc họp đi chệch hướng so với mục tiêu ban đầu. Thậm chí là dập tắt đi ý kiến và giải pháp của các thành viên khiến cho bầu không khí trở nên căng thẳng và đầy sự chán nản. Nghiêm trọng hơn, cuộc họp còn vô tình người tham gia bị tổn thương.

Nỗi chán chường mang tên "im lặng"

Đa phần những cuộc họp chỉ có bầu không khí im lặng kéo dài sẽ được đánh giá là thất bại. Có rất nhiều lí do để những người trong cuộc lựa chọn sự im lặng, có thể là sợ bị đánh giá, bất đồng quan điểm với chủ toạ...

Nhưng với mục đích chung của cuộc họp là đưa ra ý kiến để cùng nhau bàn luận và phát triển công việc thì những cuộc họp này thường đi đến bế tắc và lặp đi lặp lại gây lãng phí thời gian của tập thể.

Kéo dài thời gian quá lâu

Theo các nghiên cứu khoa học, thời gian hợp lý để kéo dài một cuộc họp vào khoảng 18 phút. Nếu kéo dài qua khỏi thời gian vàng này, cơ thể sẽ bị thiếu glucose và oxy, khiến cho quá trình tiếp nhận thông tin bị chậm.

Những cuộc họp như vậy không chỉ gây lãng phí thời gian làm việc mà còn dẫn đến việc thất bại, huỷ hoại tinh thần làm việc của tập thể.

Không ghi chú cuộc họp

Đây là một trong những sai lầm điển hình nhất khiến cho cuộc họp đi vào bế tắc. Một cuộc họp thiếu phương án ghi chú được ví như một cuộc bộ phim không có hồi kết.

Nhân viên tham gia sẽ không có căn cứ để đưa ra phương án giải quyết cho những công việc tiếp theo, gây ra sự lãng phí tài nguyên chất xám một cách tồi tệ. Hãy luôn đảm bảo rằng, người chủ trì hoặc thư kí luôn có phương án ghi chú lại nội dung cuộc họp.

Để tổ chức cuộc họp hiệu quả giờ đây không còn quá khó với các nhà quản lí nữa. Vấn đề chỉ nằm ở việc điều phối và quản lí các hoạt động kèm theo một cách khoa học và phù hợp để đạt đến mục đích chung của tập thể. Hi vọng những chia sẻ của myXteam sẽ giúp cho các nhà quản lí có được những cuộc họp hiệu quả!

Chuyên mục : Quản lý dự án