8 quy tắc quản lý công việc cho giám đốc điều hành, 118, Myxteam
Blog myXteam

8 quy tắc quản lý công việc cho giám đốc điều hành

 

 

1/ Lên kế hoạch bằng cách đặt câu hỏi “mình phải làm gì “

Đây là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của nhà quản trị , nhà quản lý doanh nghiệp. Nếu không đặt ra được câu hỏi này, một giám đốc điều hành có nhiều quyền lực và tầm ảnh hưởng nhất cũng có thể trở thành một người làm việc không có kết quả.

Hãy tự đặt câu hỏi " Mình cần làm điều gì ", thường nhiều nhiệm vụ khẩn cấp sẽ được đặt ra. Tuy nhiên, những giám đốc điều làm việc có hiệu quả phải biết đánh  giá thứ tự ưu tiên , không phải thực hiện tất cả mà chỉ tập trung vào một nhiệm vụ có tính khả thi nhất.

Sau khi đặt câu hỏi cần phải làm điều gì, bạn cần phải đặt ra thứ tự ưu tiên giải quyết những nhiệm vụ này và tuân thủ theo thứ tự đó. Những nhiệm vụ khác, dù có quan trọng hay khẩn cấp đến đâu, cũng sẽ được hoãn lại. Điều này tăng sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho chính doanh nghiệp bạn 

2/ Điều gì là đúng và phù hợp cho doanh nghiệp bạn 

Nguyên tắc này đặc biệt quan trọng đối với các giám đốc điều hành các doanh nghiệp gia đình, nhất là khi họ phải ra những quyết định về vấn đề nhân sự. Hay trong những công ty đa quốc gia, quản lý nhiều thị trường khác nhau cần có sự điều chỉnh và chọn lọc phù hợp cho đúng mục tiêu, văn hóa từng loại thị trường, từng loại nhân sự 

Việc đặt câu hỏi “Điều gì là đúng đắn cho doanh nghiệp” không đảm bảo rằng bạn sẽ có một quyết định đúng đắn. Bởi vì ngay cả một Giám đốc điều hành tài giỏi nhất cũng là một con người và cũng có lúc mắc phải sai lầm và chịu ít nhiều thành kiến. Nhưng nếu bạn không đặt ra câu hỏi này, điều gần như chắc chắn là bạn sẽ có một quyết định sai.

3/ Tạo kế hoạch hành động và thực thi

Hành động và thực thi hiệu quả chính là chìa khóa mang đến thành công cho doanh nghiệp bạn. Nếu bạn không chuyển những hiểu biết, chiến lược của mình thành hành động, những khi bắt tay vào hành động, bạn cần phải lên kế hoạch. Bạn cần phải nghĩ đến những kết quả mong muốn, những hạn chế, khó khăn có thể xảy ra, những điều cần xem xét, điều chỉnh lại trong tương lai, những điểm cần kiểm tra; kế hoạch phân bổ thời gian để thực hiện kế hoạch hành động đó.

Một kế hoạch hành động là một bản tường trình những dự định chứ không phải là một bản cam kết, một sự ràng buộc cứng nhắc. Kế hoạch hành động cần phải được xem xét lại thường xuyên dựa trên những thay đổi về môi trường kinh doanh, thị trường và nhất là nhân sự trong doanh nghiệp. Nhà quản lý cần phải linh động xem xét các chiến lược của mình để phân bổ thời gian, nguồn lực cho những kế hoạch thực thi phù hợp với doanh nghiệp mình.

4/  Chịu trách nhiệm cho công việc của mình

Kế hoạch và chiến lược với những công việc cụ thể cần theo những nguyên tắc sau 

- Tên của người chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạch hành động;

- Thời hạn thực hiện;

- Tên của những người sẽ bị tác động bởi quyết định và do đó cần phải biết, hiểu và tán đồng với quyết định đó - hay ít nhất là không chống đối mạnh mẽ;

- Tên của những người cần được thông báo về quyết định, ngay cả khi quyết định đó không trực tiếp ảnh hưởng đến họ.

Xem xét lại quyết định một cách có hệ thống cũng là một công cụ đắc lực giúp bạn tự phát triển. Qua việc kiểm tra kết quả của một quyết định với những điều mong đợi, các Giám đốc điều hành sẽ biết được đâu là điểm mạnh, điểm yếu của mình, đâu là nơi họ đang thiếu kiến thức hay thông tin. Thông thường, quá trình này sẽ cho họ biết quyết định của mình không mang lại kết quả như mong đợi vì họ đã không bố trí đúng người, đúng việc.

Bố trí những người giỏi nhất vào đúng việc là một công việc khá quan trọng nhưng nhiều Giám đốc điều hành lại ít để ý đến, bởi những người giỏi thường đã rất bận rộn. Những Giám đốc điều hành thông minh thường không tự mình quyết định hay hành động trong những lĩnh vực họ còn yếu mà giao phó cho người khác làm điều này.

Người ta cũng thường cho rằng chỉ có những Giám đốc điều hành cấp cao mới ra quyết định và chỉ có quyết định của họ mới có ý nghĩa. Đây chính là một sai lầm nguy hiểm. Việc ra quyết định phải được thực hiện ở tất cả các cấp của tổ chức. Bởi vì các nhân viên cấp dưới thường biết rõ về lĩnh vực chuyên môn của mình hơn cấp trên nên quyết định của họ thường có một tầm ảnh hưởng sâu rộng đến toàn công ty.

Với phần mềm quản trị doanh nghiệp Myxteam việc giao việc và quản lý công việc cực kì dễ dàng , bạn dễ dàng tao việc trong mỗi dự án, set thời hạn cụ thể, và giao trách nhiệm cho cụ thể ai đó, và thông tin sẽ thông suốt với danh sát người theo dõi công việc 

5/ Truyền đạt thông tin, liên lạc hiệu quả thông suốt thông tin 

Những Giám Đốc Điều Hành có hiệu quả thường phải bảo đảm rằng mọi người trong công ty hiểu được các kế hoạch hành động của họ cũng như những thông tin gì họ cần. Điều này cũng có nghĩa là họ chia sẻ các kế hoạch của mình với tất cả các đồng nghiệp - cấp trên, cấp dưới, cũng như đồng sự - và mong muốn họ đưa ra những lời bình luận.

Mặt khác, họ cũng cho các nhân viên biết họ cần thông tin gì để thực hiện các kế hoạch đó. Thông tin từ cấp dưới lên cấp trên thường được chú trọng nhất. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải chú ý đến các nhu cầu thông tin của cấp trên và những người cùng chức vụ.

Với phần mềm quản trị doanh nghiệp Myxteam với nền tảng chát nhanh hiệu quả theo từng nhóm công việc khác nhau, mỗi kế hoạch mỗi team, mọi thông tin được hiện ra đầy đủ theo từng ô từng cột. Mọi thành viên trong một kế hoạch, dự án sẽ không bị bỏ sót thông tin, và dễ dàng trao đổi với nhau tránh tình trạng không thông suốt thông tin. 

6/ Tập trung vào các cơ hội.

Những Giám Đốc điều hành giỏi thường tập trung vào các cơ hội nhiều hơn nhưng khó khăn. Dĩ nhiên, họ cũng cần quan tâm đến việc giải quyết những khó khăn. Tuy nhiên, điều này chỉ ngăn ngừa thiệt hại mà không đem đến kết quả. Chỉ có việc khai thác cơ hội mới đem lại kết quả.

Trên tinh thần đó, các GĐĐH hiệu quả xem một sự thay đổi là cơ hội chứ không phải là mối đe dọa. Họ thường nhìn vào những thay đổi bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp và tự hỏi: “Làm thế nào để chúng ta có thể biến sự thay đổi này thành một cơ hội cho doanh nghiệp?".

Các GĐĐH hiệu quả còn phải bảo đảm rằng những khó khăn không lấn át các cơ hội. Trong hầu hết các công ty, trang đầu tiên của bản báo cáo quản trị hằng tháng thường là những vấn đề khó khăn. Nếu là một GĐĐH khôn ngoan, bạn nên để những cơ hội lên trước và đưa những khó khăn ra sau. Chỉ khi đã phân tích xong các cơ hội, bạn mới quay sang thảo luận những khó khăn.

7/ Tổ chức những cuộc họp có hiệu quả

Bí quyết để tổ chức một cuộc họp có hiệu quả là xác định trước đó là cuộc họp gì. Các loại cuộc họp khác nhau đòi hỏi các hình thức chuẩn bị khác nhau và sẽ đi đến những kết quả khác nhau.

Sau khi đã xác định nội dung và hình thức của cuộc họp, bạn nên bám theo chúng và nên dừng cuộc họp lại ngay sau khi đã đạt được mục đích chính. Bạn không nên đưa ra một vấn đề khác để thảo luận mà nên tóm tắt lại những vấn đề đã bàn bạc để theo dõi tiếp. Việc theo dõi, triển khai những kết luận của cuộc họp cũng quan trọng không kém bản thân cuộc họp.

Với phần mềm quản trị doanh nghiệp MyXteam, các cuộc họp sẽ được diễn ra một cách dễ dàng hơn hiệu quả hơn,  khi mọi nhân viên đã dễ dàng trao đổi với nhau và nắm bắt mọi thông tin về chiến lược, công việc cụ thể trên nền tảng thống nhất là MyXteam 

8/ Dùng từ chúng tôi trong suy nghĩ và lời nói

Các Giám đốc điều hành có hiệu quả hiểu rằng họ là người chịu trách nhiệm cuối cùng trong tổ chức và điều này không thể chia sẻ hay giao phó cho ai. Tuy nhiên, họ có được quyền lực chỉ vì họ được tổ chức tin tưởng. Điều này có nghĩa là họ nghĩ đến nhu cầu và cơ hội của tổ chức trước khi họ nghĩ đến nhu cầu và cơ hội của bản thân.

Để có được sự tin tưởng của các nhân viên và trở thành một người có tính thuyết phục, bạn không nên dùng từ ''tôi'' trong suy nghĩ và hành động của mình mà thay vào đó bạn nên dùng từ ''chúng tôi''.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp MyXteam - công cụ đắc lực cho giám đốc điều hành  

_Với MyXteam công việc sẽ được quản lý tập trung thống nhất trên một nền tảng, được sắp xếp gọn gàng, doanh nghiệp không tốn thời gian tìm những email thất lạc, mọi việc cần là có ngay trong ứng dụng quản lý công việc myXteam

_Công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm myXteam sẽ đo lường mức độ hoàn thành công việc của công ty, ai làm nhiều việc ai làm ít việc, việc nào đã xong, việc nào chưa xong, việc đã xong nhưng trong tình trạng trễ hẹn bao nhiêu ngày.

_Quan trọng hơn hết với MyXteam bạn đã tạo ra mội môi trường làm việc năng động, nhân viên thoải mái, làm việc trong hạnh phúc vì không còn Email - Họp- Quên việc .

 

Chuyên mục : Quản lý dự án