Bí quyết tổ chức một cuộc họp Scrum hiệu quả trong quản lý dự án, 312, Myxteam
Blog myXteam

Bí quyết tổ chức một cuộc họp Scrum hiệu quả trong quản lý dự án

Về lý thuyết, các cuộc họp có nghĩa vụ hỗ trợ nhà quản lý và các nhóm nhân sự giao tiếp với nhau với nhiệm vụ cung cấp một sản phẩm, dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Tuy nhiên, các cuộc họp này thường đi sai hướng.

Mọi người thoát khỏi chủ đề ,mục đích ban đầu, phân tâm và thậm chí không biết mục tiêu là cái gì.

Làm thế nào để sử dụng 15 phút để quản lý một cuộc họp hiệu quả? Trước hết, hãy nhớ tất cả những gì về nó.

Giải thích về Cuộc họp Scrum trong quản lý dự án 

Một cuộc họp Scrum trong quá trình quản lý dự án là một sự kiện đặc biệt kéo dài 15 phút giúp các nhóm thưc hiện dự án, sản phẩm trao đổi và làm việc trở nên hiệu quả hơn. Nhà quản lý dự án sắp xếp nó hàng ngày tại cùng một thời điểm và địa điểm.

Ý tưởng chính của cuộc họp là dành 15 phút báo cáo hiệu quả cho nhau. Trong phiên họp, mỗi thành viên trong nhóm tóm tắt những gì anh / cô ấy đã làm ngày hôm trước, những gì sẽ được thực hiện ngày hôm nay, và những trở ngại tồn tại.

Nhìn vào ta có thể thấy cuộc họp khá dễ dàng - nó giúp tóm tắt ngắn gọn công việc trong ngày. Nếu một công việc có trở ngại, công việc đó có thể được thảo luận cùng tất cả mọi người, để tìm phương án tối ưu để giải quyết

Ngày nay bạn có thể nghe thấy nhiều tiếng nói về cuộc họp Scrum như một thực hành lạc hậu và lãng phí thời gian.

Tuy nhiên, thực tế là cuộc họp Scrum khá phổ biến trong số các nhóm chạy các quy trình Agile. Người quản lý sản phẩm trên toàn thế giới xác nhận rằng kiểu cuộc họp này giúp điều hành đội của họ hiệu quả hơn.

Sắp xếp một cuộc họp Scrum hiệu quả cho các nhà quản lý sản phẩm không phải là quá thử thách. Tất cả mọi thứ có thể được làm chủ và cải thiện trong thực tế và i kinh nghiệm.

Ở đây chúng tôi tập hợp một số bước quan trọng cần được sử dụng để chuẩn bị và tổ chức một cuộc họp Scrum hoạt động hiệu quả 

9 bước và thực hành sẽ đảm bảo thành công cho cuộc họp Scrum của bạn

Đặt khuôn khổ cho cuộc họp
Trong bối cảnh Agile, một Scrum đứng lên hàng ngày xảy ra trong một lần chạy nước rút là một khoảng thời gian làm việc từ 2-4 tuần. Trong thời gian chạy nước rút, một tập hợp các yêu cầu từ việc tồn đọng sản phẩm được giải quyết để tạo ra một lần lặp mới.

Hãy nhớ rằng cuộc họp được sử dụng trong một khoảng thời gian xác định dữ dội và nó khác với các loại cuộc họp khác. 

Xác định nhóm Scrum và những người tham gia
Giải pháp tốt nhất cho nhóm Scrum là ít hơn 10 người. Nó giữ liên lạc dễ dàng và thúc đẩy quyền sở hữu được chia sẻ. Trong một bài viết trước đây của chúng tôi về quản lý dự án Scrum, chúng tôi đã mô tả các trách nhiệm chính của 3 vai trò trong nhóm Scrum:

Thầy Scrum đóng vai trò là huấn luyện viên cho đội và giúp tạo điều kiện cho công việc.
Chủ sở hữu sản phẩm đại diện cho các bên liên quan chính cho công việc. Anh / cô ấy ưu tiên công việc và giao tiếp với các bên liên quan và các chuyên gia khác.
Đội bao gồm những người có kỹ năng khác nhau.
Những người từ bên ngoài nhóm cũng có thể tham dự cuộc họp định kỳ. Tuy nhiên, hạn chế tham dự có thể giúp xây dựng lòng tin và sự tự tin cho các thành viên trong nhóm.

Tìm hiểu về hậu cần
Đó là về địa điểm và thời gian diễn ra cuộc họp Scrum.

Giữ Scrum hàng ngày cùng một lúc và cùng một nơi mỗi ngày. Tốt hơn là sắp xếp nó vào đầu ngày - mọi người sẽ có một ý tưởng rõ ràng về ngày giữ gìn.

Chọn khu vực làm việc hoặc phòng có bảng Scrum để hiển thị trạng thái công việc. Nếu bạn có các thành viên trong nhóm từ xa, hãy đảm bảo họ tham gia bằng hội nghị truyền hình.

Thông báo thời hạn
Đặt giới hạn thời gian là bước tiếp theo. Nó phải ngắn gọn - không quá 15 phút. Cuộc họp không dành cho việc lập kế hoạch chi tiết hoặc chi tiết kỹ thuật.

Tuân thủ chương trình làm việc
Cuộc họp Scrum dựa trên 3 câu hỏi cốt lõi mà mọi thành viên trong nhóm phải trả lời:

Điều gì đã được thực hiện?
Bạn đang làm gì?
Điều gì đang nhận được theo cách của bạn?
Trả lời những câu hỏi đơn giản này cho thấy nhóm chính xác những gì đang được thực hiện và những gì cần phải được cải thiện.

Đừng quên liệt kê và viết mọi thứ xuống để nhóm của bạn biết giúp bạn.

Sử dụng các công cụ quản lý dự án thông minh
Chương trình nghị sự của cuộc họp Scrum hàng ngày nên được hình dung. Nó có thể là một bảng Kanban vật lý hoặc phần mềm hữu ích như MyXteam. Nó khá quan trọng để xem những gì đang được hoàn thành và những gì đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Bảng Kaban của MyXteam trông tuyệt vời như là giải pháp.

Hợp tác
Hãy nhớ rằng Scrum hàng ngày của bạn là thời gian quý báu cần được coi là nỗ lực hợp tác cho toàn bộ nhóm. Mỗi thành viên trong nhóm nên hiểu rằng mọi thứ anh ta / cô ấy nói nên có giá trị đối với mọi người trong phòng.

Tránh những sai lầm điển hình
Có những thói quen xấu điển hình làm gián đoạn các cuộc họp Scrum:

Chờ đợi cho đội. Đừng ngần ngại bắt đầu cuộc họp vào thời gian đã đặt.
Thông báo các chủ đề và ý tưởng mới. Đó không phải là về quy hoạch.
Cho phép mọi người đổ xô. Hãy nhớ về quy tắc “Mọi thứ bạn nói nên có giá trị đối với mọi người”. Đặt giới hạn thời gian nghiêm ngặt cho mọi thành viên trong nhóm.
Nếu không có kinh nghiệm, bạn có thể phải đối mặt với một số vấn đề. Có lẽ bạn sẽ cần một hoặc hai tháng để tìm hiểu cách tổ chức các cuộc họp Scrum một cách hoàn hảo.

Đừng nghĩ về cuộc họp Scrum như về các quy tắc nghiêm ngặt nhưng về việc tối đa hóa năng suất. Bạn sẽ thấy rằng đó là một công cụ hiệu quả cho nhóm phát triển của bạn.

Chuyên mục : Quản lý dự án