Copy kế hoạch mẫu sang kế hoạch mới, 50, Myxteam






Copy kế hoạch mẫu sang kế hoạch mới

Công ty bạn có nhiều dự án, và mỗi dự án đều có các công việc cần thực hiện giống nhau, chỉ có một số công việc phát sinh thêm. Thay vì bạn phải tạo đi tạo lại những dự án mới với những công việc tương tự như dự án cũ, bạn có thể copy toàn bộ công việc và cả người thực hiện trong dự án cũ đó thành một dự án mới. Việc này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tối ưu hóa quy trình.

 

Tips: bạn có thể tạo 1 kế hoạch mẫu với những thông tin cần thiết cho mỗi dự án, sau đó để chế độ public,và gửi link hoặc mời các bạn vào theo dõi. Bất cứ bạn nào trong team cũng đều có thể copy kế hoạch mẫu này để tạo thành dự án mới.

 

Bạn vào kế hoạch cần copy, chọn nút bánh răng bên góc phải phía trên, chọn mục "Copy kế hoạch".

 

 

Bạn điền các thông tin cần thiết, tương tự như khi tạo 1 kế hoạch mới: 

 

Copy từ kế hoạch khác: bạn tick vào để chọn tính năng copy (hệ thống tự tick sẵn khi bạn nhấn Copy).

Copy luôn member sang kế hoạch mới (nếu có trong team mới): chỉ tick khi bạn copy sang 1 team khác. Thành viên được gán trong từng công việc chỉ giữ nguyên khi trong team mới cũng có những thành viên này. Nếu trong team mới chưa có những thành viên đó, bạn nên thêm họ vào team mới để tiếp tục thực hiện những công việc đó; nếu bạn không thêm họ vào team mới, người copy sẽ là người thực hiện công việc.

- Lựa chọn kế hoạch cần copy (hệ thống đã chọn sẵn kế hoạch khi bạn nhấn Copy).

- Tên kế hoạch: Đặt tên cho kế hoạch mới (ví dụ: dự án chăm sóc khách hàng 2018)

- Ngày bắt đầu: ngày bắt đầu kế hoạch (có thể không để ngày)

- Ngày kết thúc: ngày dự kiến kết thúc kế hoạch (có thể không để ngày).

- Team: lựa chọn kế hoạch này sẽ nằm trong team nào.

- Cho phép chat: nên chọn chức năng này để các thành viên trong kế hoạch có thể thảo luận với nhau qua nhóm chat.

- Cho phép thành viên mời thành viên mới: Các thành viên do bạn mời vào cũng có thể mời thêm các thành viên khác vào kế hoạch, bạn nên chọn để thêm thành viên nhanh chóng, nếu không chọn tính năng này thì chỉ có chủ kế hoạch hay admin mới có thể thêm thành viên vào

- Private: chế độ bí mật chỉ những thành viên trong kế hoạch mới thấy được.

- Public: Chế độ công khai thường dùng khi chia sẻ cho các tài khoản mà không cần mời vào làm thành viên.

Sau khi đã điền xong các thông tin, bạn nhấn "Lưu". Hệ thống sẽ chuyển đến kế hoạch mới, bạn có thể tiếp tục công việc như những dự án trước đó đã hoàn thành.