Hướng dẫn quy trình quản lý thực hiện công việc, 518, Myxteam
Blog myXteam

Hướng dẫn quy trình quản lý thực hiện công việc

Thuật ngữ quy trình được nhắc tới rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày cũng như trong công việc bởi nó giúp chúng ta thực hiện mọi thứ theo đúng thứ tự, từ đó đạt kết quả cao nhất. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình quản lý thực hiện công việc theo đúng chuẩn áp dụng cho nhiều trường hợp khác nhau. Cùng theo dõi nhé!

Lập kế hoạch và lên danh sách công việc

Làm gì cũng vậy, trước khi bắt tay vào giải quyết thì cần vạch ra cho mình một định hướng cụ thể đã. Và để làm được điều này thì trước tiên bạn cần lập kế hoạch và lên danh sách tất cả những công việc cần làm trong ngày, hay những nhiệm vụ cần thiết của một dự án. Hãy liệt kê càng nhiều càng tốt, bao quát tất cả một ngày làm việc hoặc một dự án đang sắp được triển khai.

Công đoạn lập kế hoạch này sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ một công việc nào và đồng thời nó cũng hỗ trợ rất lớn trong việc ước tính khối lượng công việc.

Lập danh sách công việc là bước đầu tiên bạn cần phải thực hiện

Sắp xếp các nhiệm vụ theo đúng trình tự

Danh sách công việc hay nhiệm vụ mà bạn vừa lập ra ở trên đã khá đầy đủ, tuy nhiên nó không tuân theo bất cứ một trình tự hay quy luật nào cả. Nếu cứ thế mà thực hiện ngay thì bạn sẽ bị rối, và công việc sẽ trở nên chồng chéo, làm một việc lại kéo theo 2 hay 3 việc khác chen ngang cần thực hiện.

Chính vì vậy, nếu đã có tay trong bản danh sách rồi thì việc bạn cần làm lúc này đó là đọc kỹ lại một vài lần và sắp xếp chúng theo đúng trình tự thực hiện. Việc làm trước sẽ là nền tảng cung cấp thông tin, dữ liệu cho những công việc tiếp sau.

Sắp xếp công việc là nhiệm vụ vô cùng quan trọng chuẩn bị cho bước kế tiếp

Chia danh sách công việc thành nhiều nhóm nhỏ

Công đoạn tiếp theo trong quy trình chính là khâu chia danh sách công việc và phân loại công việc thành nhiều nhóm nhỏ. Mặc dù sẽ có nhiều nhiệm vụ khác nhau nhưng bạn hãy cố gắng tìm một điểm chung nào đó giữa các nhiệm vụ. Ví dụ như là nội dung tra cứu hay mục đích thực hiện, cách thức thực hiện… Việc phân nhóm này cũng giúp bạn dễ dàng giao nhiệm vụ cho cấp dưới hơn.

Đưa các nhiệm vụ rời rạc vào thành từng nhóm khác nhau để thuận tiện hơn trong quá trình làm việc

Tiến hành giải quyết từng nhiệm vụ một

Sau khi đã có được một bản kế hoạch đầy đủ và chi tiết về công việc thì dĩ nhiên lúc này cần tiến hành giải quyết từng nhiệm vụ một. Làm xong nhiệm vụ nào, bạn hãy gạch bỏ nó khỏi bản danh sách. Công việc nào được hoàn thành xong, bạn lại phải dành một chút thời gian để rà soát và điều chỉnh lại sao cho hợp lý và hoàn thiện nhất.

Thực hiện đúng quy trình quản lý thực hiện công việc với MyXteam

Quy trình nêu trên hoàn toàn trùng khớp với quy trình khởi tạo, thực hiện và quản lý một công việc hay một dự án với MyXteam.

Đầu tiên, bạn sẽ được lập một dự án mới, sau đó tạo một bản kế hoạch với đầy đủ những nhiệm vụ đặt ra. Những nhiệm vụ này sẽ được gán cho từng thành viên có liên quan, nếu muốn bạn còn có thể tạo một deadline có ngày giờ cụ thể đối với mỗi người.

Trong quá trình làm việc, các tài liệu và file đính kèm sẽ được upload lên ứng dụng và chia sẻ cho một hoặc nhiều thành viên. Nếu có bất cứ thắc mắc gì hay có nhu cầu trao đổi về công việc thì đã có công cụ chat luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Không những vậy, MyXteam còn cho phép bạn cập nhật liên tục tiến độ công việc bằng các công cụ đo lường, tính toán.

Hãy để MyXteam trở thành ngôi nhà chung gắn kết các thành viên trong công ty

Nếu bạn thực hiện đúng theo quy trình quản lý thực hiện công việc trên đây, lại cộng thêm sự trợ giúp của MyXteam nữa thì mọi việc sẽ diễn ra vô cùng trơn tru và thuận lợi. Chúc bạn thành công!

Chuyên mục : Blog