Làm sao để nhân viên làm việc nhanh và hiệu quả hơn, 193, Myxteam
Blog myXteam

Làm sao để nhân viên làm việc nhanh và hiệu quả hơn

Nhân viên của bạn có đang tiêu tốn nhiều ngày chỉ để hoàn thành một công việc đáng ra chỉ mất có vài giờ để làm? Nhà quản lý cần khắc phục điều này 

Tất cả chúng ta đều thích nghe những lời đường mật và nhân viên của bạn cũng không là ngoại lệ. Bạn có biết ai phải mất đến tận 2 ngày chỉ để hoàn thành một công việc tốn có một giờ?

Tuy nhiên, có một tin tốt là: Ngoài việc phát triển được chiến lược để gia tăng tốc độ làm việc của các nhân viên chậm chạp, mà bạn còn tăng được chất lượng công việc của họ bằng sáu bước sau:

1. Hãy biết rõ lý sao tại sao nhân viên làm chậm, không quản lý được công việc
Phương pháp này rất đơn giản: Bạn chỉ cần cần hỏi thẳng chính nhân viên đó. Hãy giải thích cho họ rằng bạn nhận thấy tốc độ của họ đang ở dưới mức trung bình và hỏi xem điều gì đã khiến họ chậm lại như thế. Họ có thể sẽ lúng túng. Họ có thể sẽ kể rất tỉ mỉ, họ đang bị cuốn vào những thứ mà không phải là vấn đề trọng yếu đối với bạn. Thậm chí, có khi họ cũng biết hiệu suất của mình dưới mức trung bình và còn cảm thấy vui khi được hỏi đến. Trong nhiều trường hợp, có vô vàn vấn đề khiến nhân viên làm việc chậm hơn bạn mong muốn, và bước đầu tiên để giải quyết là xác định được nguyên nhân của vấn đề.

2. Tương tác, làm việc nhóm với nhân viên 
Các nhân viên sẽ phản kháng khi họ cảm thấy bị dồn vào thế bí, và điều này trái ngược với những gì bạn mong đợi. Hãy nói rõ rằng bạn ở đấy để giúp đỡ họ, chứ không phải chỉ là chỉ tay năm ngón và rồi bỏ đi luôn. Hãy hỏi họ, "Chúng ta có thể làm gì để cải thiện tình hình?" hoặc "Tôi có thể làm gì để giúp đỡ bạn?". Đôi khi vấn đề sẽ được giải quyết ngay ở những câu trả lời, chỉ cần bạn chịu đặt câu hỏi.

3. Đưa ra deadline dễ dàng với thứ tự ưu tiên cụ thể 
Bạn biết đâu là công việc quan trọng nhất, nhưng liệu nhân viên của bạn có biết điều đó? Ngoài đưa cho nhân viên danh sách việc cần làm (to-do list), bạn cũng cần sắp xếp rõ thứ tự ưu tiên công việc, hoặc bạn phải tính đến trường hợp nhân viên của bạn sẽ làm những công việc ít quan trọng và dễ nhất trước tiên. V - Công việc luôn tự phình ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó, vì thế đừng ngại đưa ra các deadline khắt khe và rõ ràng cho nhân sự của bạn. Bạn cũng sẽ không rõ họ có thể hoàn thành các dự án nhanh đến đâu, trừ khi bạn thúc đẩy họ.

4. Hãy hạn chế sự phiền nhiễu 
Những nhân viên cảm thấy quá tải lại chỉ thực hiện được rất ít công việc, nhưng nếu giao cho họ công việc trong từng khoảng thời gian riêng biệt, họ có thể bứt phá năng lượng phi thường của công việc. Hãy tìm cách để cải thiện môi trường của những nhân viên có vấn đề và cho họ cơ hội đạt được thành công. Nên nhớ chúng ta luôn bị phân tâm bởi nhiều thứ khác nhau. Tôi đã học được một bài học, tôi không thể nào vừa giải quyết được đống email khổng lồ, vừa cố gắng hoàn thành một công việc phức tạp trước thời hạn, bởi vì nhiều khả năng tôi sẽ bị chệch hướng bởi hàng tá câu hỏi của khách hàng. Hãy xác định lý do vì sao nhân viên của bạn lại làm việc chậm chạp và tìm cách giải quyết chúng.

5. Tìm hiểu công việc, dự định của nhân viên
Khi bạn dành thời gian để khám phá những công việc nào sẽ mang lại cảm giác thành tựu cho nhân viên, bạn sẽ tìm ra những gì họ có thể làm tốt. Nếu không giao cho nhân viên những công việc họ ưa thích, nó sẽ tạo cảm giác là bạn đang giao việc dựa trên thế mạnh của nhân viên. Nếu bạn có thể cân bằng giữa công việc mà họ cảm thấy nhàm chán với công việc mà họ yêu thích, nhân viên sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn và ít có khả năng kéo chậm tốc độ. Bạn không cần phải đối xử với họ như các em bé ở trường mầm non, nhưng nhân viên cảm thấy có sự cân bằng giữa thành tựu và thách thức sẽ làm việc hiệu quả nhất.

6. Nhà quản lý phải phản hồi, đánh giá thường xuyên 
Hãy gặp gỡ các nhân viên làm việc chậm chạp, tìm ra vấn đề đang tồn tại và phát triển kế hoạch để tăng tốc độ hoàn thành công việc của họ. Bước quan trọng cuối cùng là theo dõi quá trình. Hãy lên kế hoạch cho một loạt các cuộc họp để thảo luận về hiệu suất, sự tiến bộ của từng người và ra quyết định về cách mọi thứ nên được tiến hành.

Điều này cũng rất quan trọng trong việc thiết lập mục tiêu. Khi bạn có nhân viên đơn giản là chỉ tụt hậu một chút, bạn không nhất thiết phải sa thải họ nếu các đánh giá đầu tiên cho thấy họ đã không đạt được hoàn toàn tất cả mọi thứ. Sự tiến bộ đáng kể của mỗi người giúp bạn có một cái nhìn tích cực, trong khi vẫn hướng tới mục tiêu cuối cùng. Hãy phê bình một cách có tính xây dựng và tập trung vào những gì họ đã hoàn thành. Điều này giúp buổi họp đi theo hướng tích cực, chứ không phải là một cái gì đó khiến nhân viên của bạn lo sợ.

Một lợi ích đáng chú ý trong việc giải quyết các vấn đề của người lao động làm việc chậm chạp đó là: đem lại một viễn cảnh tốt đẹp hơn cho họ. Khi nhân viên của bạn thấy rằng bạn có kỳ vọng cao nhưng lại không yêu cầu sự hoàn hảo. Họ sẽ hiểu rằng bạn đánh giá cao họ và đóng góp của họ đủ để hướng tới kết quả tốt hơn. Cảm giác được hỗ trợ và có giá trị sẽ chuyển thành lòng trung thành, nhân viên lâu dài - những người bạn có thể tin tưởng để làm việc kịp thời.

Quản lý nhân sự, quản lý công việc, dự án với MyXteam  

 

_Khi áp dụng công nghệ điều hành quản lý công việc myXteam thì giao diện trực quan mọi việc rõ ràng trách nhiệm, phối hợp nhịp nhàng thống nhất sẽ tránh việc tắc nghẽn, các phòng ban tránh đỗ lỗi cho nhau, mỗi cá nhân sẽ nắm được thông tin, công việc cụ thể, và chịu trách nhiệm công việc của mình.

_Công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm myXteam sẽ đo lường mức độ hoàn thành công việc của công ty, ai làm nhiều việc ai làm ít việc, việc nào đã xong, việc nào chưa xong, việc đã xong nhưng trong tình trạng trễ hẹn bao nhiêu ngày.

_Khi áp dụng công nghệ myXteam thì lịch sử trao đổi công việc được lưu trữ cụ thể trên từng công việc đã giao, giúp cho bạn thay thế người mới để tiếp tục công việc tiếp theo một cách dễ dàng và nhanh chóng.