Làm sao để xây dựng một cuộc họp hiệu quả, 276, Myxteam
Blog myXteam

Làm sao để xây dựng một cuộc họp hiệu quả

Hàng ngày có vô số các cuộc họp, các buổi meeting diễn ra; nơi mà tất cả mọi người đều sử dụng và giải trí với smartphone; nơi mà gần như mọi người trong phòng đều đang tự hỏi một điều giống nhau: Tại sao tôi còn ở đây? Các cuộc họp làm tăng số giờ làm việc, nhưng hầu hết nhân viên coi chúng là một sự lãng phí thời gian.

1. Thiết Lập mục tiêu rõ ràng

Một cuộc họp phải có một mục đích cụ thể và rõ ràng. Trước khi bạn gửi lời mời lịch họp, hãy tự hỏi mình: Tôi muốn đạt được điều gì? Có phải bạn đang cảnh báo mọi người về việc thay đổi trong quản lý hoặc thay đổi trong chiến lược không? Có phải bạn đang tìm kiếm những ý kiến, giải pháp từ mọi người về một vấn đề mà công ty đang phải đối mặt không? Có phải bạn đang muốn đưa ra một quyết định về một vấn đề cụ thể nào đó không? Các cuộc họp thường trực với các mục đích mơ hồ, chẳng hạn như "cập nhật tình hình" sẽ hiếm khi được tận dụng tốt thời gian.

2. Xem xét thành phần tham dự

Khi bạn kêu gọi một cuộc họp, hãy dành thời gian để suy nghĩ về những người thực sự cần có mặt. Nếu bạn muốn thông báo một sự đổi mới trong công ty, hãy mời những người có thể ảnh hưởng tới thông báo này. Nếu bạn đang cố gắng giải quyết một vấn đề, hãy mời những người có thể đưa ra nhiều ý tưởng cho một giải pháp tốt. Khi mọi người cảm thấy rằng những gì đang thảo luận không liên quan đến họ, hoặc họ thiếu kỹ năng chuyên môn để hỗ trợ, họ sẽ xem việc tham dự cuộc họp như một sự lãng phí thời gian.

3. Theo sát kế hoạch và lịch trình cuộc họp

Phân chia các khoảng thời gian hợp lý cho từng hạng mục của cuộc hop, cho mọi thứ bạn dự định trình bày trong cuộc họp. Khi bạn đang ở trong cuộc họp, hãy đưa mục tiêu và kế hoạch cuộc họp lên màn hình để mọi người cùng quan sát. Điều này giúp mọi người tập trung hơn.

4. Không khoan nhượng

Không có gì hủy hoại một cuộc họp nhanh hơn là một người nói chuyện nhiều hơn cả những chia sẻ có ích của anh ta. Nếu bạn thấy một người chỉ toàn nói chuyện riêng và ảnh hưởng tới mọi người, hãy gọi anh ta ra ngoài. Nói với anh ta rằng, "Tôi đánh giá cao sự đóng góp của bạn, nhưng bây giờ tôi cần đóng góp từ những người khác trước khi đưa ra quyết định." Hãy công khai về điều đó. Việc sớm thiết lập các quy tắc cơ bản sẽ tăng hiệu quả làm việc cho nhóm của bạn.

5. Bắt đầu đúng giờ, kết thúc đúng giờ

Nếu bạn có trách nhiệm tổ chức các cuộc họp thường xuyên, bạn nổi tiếng là người bắt đầu và kết thúc nhanh chóng thì hầu hết mọi người sẽ cố gắng tham dự các cuộc họp của bạn. Đồng nghiệp sẽ đánh giá cao một cuộc họp khi bạn hiểu thời gian của mọi người đều là vàng bạc. Một lưu ý khác về thời gian: Đừng lên lịch bất kỳ cuộc họp nào kéo dài hơn một giờ đồng hồ. Nói chung sáu mươi phút là thời gian dài nhất mà mọi người có thể thực sự tham gia vào một cuộc họp.

6. Không sử dụng sản phẩm công nghệ

Thực tế là nếu mọi người được phép mang iPads hoặc BlackBerries vào phòng, họ sẽ không tập trung và đóng góp trong cuộc họp. Thay vào đó, họ sẽ gửi email, lướt web hoặc giải trí. “Làm ơn hãy hướng mắt lên màn hình”.

7. Theo dõi cuộc họp của bạn

Điều này rất phổ biến khi mọi người bước ra khỏi cùng một cuộc họp nhưng lại có rất nhiều hướng suy nghĩ khác nhau về những gì vừa diễn ra. Để giảm nguy cơ này, hãy gửi mail một bản ghi nhớ nêu những gì nổi bật đã được thực hiện cho tất cả những người tham dự trong vòng 24 giờ sau cuộc họp. Hãy ghi lại các công việc được giao, các nhiệm vụ được uỷ thác và các deadline.

Các cuộc họp thực sự có thể có giá trị và hiệu quả. Bạn chỉ cần thực hiện các bước trên để cuộc họp được đi đúng hướng.

Sử dụng MyXteam quản lý công việc, quản lý nhân sự, quản lý dự án doanh nghiệp 

_Công cụ chat với MyXteam sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng trao đổi công việc, đôn đốc, tương tác với nhân sự tạo dựng mối quan hệ vững vàng

_Với công cụ quản lý công việc MyXteam công việc sẽ được quản lý tập trung thống nhất trên một nền tảng, được sắp xếp gọn gàng, doanh nghiệp không tốn thời gian tìm những email thất lạc, mọi việc cần là có ngay trong ứng dụng quản lý công việc myXteam

_Với myXteam, quản lý dự án sẽ dễ dàng hơn, MyXteam sẽ giúp bạn giao việc cụ thể cho nhân viên với ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể, nhân viên sẽ không thể nào quên hoặc cố ý quên việc.Với MyXteam hiệu quả công việc là thước đo giúp nhà quản lý đánh giá nhân sự, và quản lý nhân sự dựa trên hiệu quả công việc

Chúc quý công ty ứng dụng MyXteam hiệu quả tạo nên kết quả tích cực cho hoạt động quản lý  

Chuyên mục : Quản lý dự án