Những lý do khiến quy trình công việc không hiệu quả, 374, Myxteam
Blog myXteam

Những lý do khiến quy trình công việc không hiệu quả

 

 

 Quy trình công việc là quy định, hướng dẫn thực hiện các bước của công việc theo một chuẩn nảo đó để đạt được mục đích công việc.

 Quy trình luôn được tối ưu hóa để phù hợp với nhu cầu và công việc mới.

1) Process not defined – Quy trình không được định nghĩa: Quy trình không được viết ra, mỗi người thực hiện nghiệp vụ hiểu quy trình theo một cách khác nhau và kết quả công việc khác nhau. Định nghĩa quy trình là điều cần thiết phải làm.

2) Process not owned – Quy trình không được sở hữu: Quy trình được viết ra, có bước hướng dẫn rõ ràng nhưng không ghi rõ ai sở hữu quy trình ấy, dẫn đến quy trình có xu hướng không được thực thi. Cần định nghĩa vai trò và trách nhiệm của từng vai trò tham gia trong quy trình nghiệp vụ.

3) Process not understood – Quy trình không hiểu đúng: Quy trình được viết ra, nhưng công việc đào tạo để giúp những ai liên quan để hiểu đúng quy trình không được xem trọng. Kết quả là quy trình hướng dẫn một đường, người thực hiện một nẻo. Đào tạo là công việc ưu tiên để đảm bảo các vai trò hiểu đúng về quy trình.

4) Process not followed – Quy trình không được tuân thủ: Vì lý do gì đó quy trình được viết ra, được đào tạo nhưng không được tuân thủ chặt chẽ. Đây là hiện tượng chung ở nhiều doanh nghiệp gặp phải trong giai đoạn đầu thiết kế quy trình. Cần viết chính sách để kiểm soát việc thực hiện quy trình.

5) Customer not understood – Khách hàng không hiểu: Có rất nhiều quy trình có sự tham gia của khách hàng tương tác, nhưng việc đưa ra hướng dẫn không rõ ràng dẫn đến khách hàng cứ làm theo cách họ nghĩ. Cần đưa ra hướng dẫn phù hợp để khách hàng có được những trải nghiệm tốt trên dịch vụ.

6) Supplier not understood – Nhà cung cấp không hiểu: Với một số quy trình có sự tham gia của nhà cung cấp trong gói dịch vụ tổng thể. Nhưng đội ngũ nhà cung cấp không được đào tạo hoặc hướng dẫn rõ ràng. Kết quả đội ngũ nhà cung cấp làm theo cách họ hay làm với đối tác khác. Đào tạo và ký cam kết đo lường kết quả với đối tác là việc cần làm để đảm bảo chất lượng ở mức tổng thể.

7) Cumbersome to execute – Rườm rà để thực hiện: Nếu bạn hay đi giao dịch ở ngân hàng, hay bệnh viện công thì bạn sẽ thấy có nhiều bước thực hiện mà theo bạn thì không cần thiết. Nguyên nhân là quy trình thiết kế quá rườm ra để thực hiện công việc đạt được kết quả tốt. Cần rà soát và tối ưu hoá quy trình làm việc sao cho hiệu quả.

8) Full of waste – Nhiều bước thừa thải: Vì lý do gì đó, quy trình được sao chép từ nơi khác về, hoặc quy trình lâu ngày không được đánh giá cải tiến, trong khi năng lực người thực hiện đã được nâng lên, môi trường thay đổi tốt hơn. Nhưng quy trình vẫn không được đánh giá, xem xét để tối ưu để loại những bước dư thừa. Những bước thừa thải sẽ lấy đi thời gian và nỗ lực của đội ngũ (đó là tiền của doanh nghiệp), hãy tìm ra bước thừa thải và loại bỏ chúng.

9) Performance not measured – Hiệu xuất không được đo lường: Đây là điểm gặp rất nhiều doanh nghiệp, quy trình được thiết kế bài bản. Nhưng việc đo lường hiệu xuất các bước liên quan không được xem trọng và thực hiện đánh giá định kỳ. Kết quả là không biết được điểm cần cải tiến để tối ưu hoá hiệu xuất công việc của đội ngũ, kỹ năng nào cần đào tạo cho đội ngũ. Tuỳ vào tính chất công việc mà cần có lộ trình rõ ràng để đo lường các điểm chốt chặn.

10) Not liked to Strategy – Không liên kết đến chiến lược: Chiến lược kinh doanh của nhiều doanh nghiệp, bộ phận chức năng thay đổi theo thời gian, và đôi khi quy trình đang thực hiện lại không được xem xét và điều chỉnh sao cho tương ứng. Kết quả sau vài lần thay đổi chiến lược thì có nhiều điểm GAP giữa quy trình thực hiện so với chiến lược, mục tiêu, và chiến lược có nguy cơ thất bại.

Trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ ở các doanh nghiệp vừa và lớn thì quy trình là điều kiện tiên quyết để giúp doanh nghiệp hệ thống hoá các công việc cần thực hiện để đạt được kết quả như kỳ vọng. Với các doanh nghiệp Startup thì những quy trình liên quan trực tiếp đến khách hàng, quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm cần được viết ra và giúp đội ngũ thực hiện đồng bộ. Sự hiệu quả của quy trình phụ thuộc vào sự phù hợp giữa mục tiêu chiến lược, năng lực đội ngũ, đào tạo, và cả văn hoá làm việc ở mỗi môi trường cụ thể.

Là một chủ doanh nghiệp, quản lý, Bạn có đang thực sự đau đầu với việc hệ thống hoá quy trình? Và theo quan điểm, kinh nghiệm của bạn thì nên làm như thế nào để có các quy trình hiệu quả?

Sử dụng MyXteam quản lý công việc, quy trình công việc, quản lý dự án, quản lý nhân sự

  

_Với công cụ quản lý công việc, quy trình công việc sẽ được quản lý gon gàng, liên kết chiến lược với nhau trên MyXteam. công việc của doanh nghiệp sẽ được quản lý tập trung thống nhất trên một nền tảng, được sắp xếp gọn gàng,  công nghệ dữ liệu đám mây, dữ liệu của kế hoạch nào ra kế hoạch đó dễ dàng cho việc sử dụng tài liệu thông tin chung, giúp cho công ty thống nhất tài liệu và thông tin chia sẻ, mọi việc cần là có ngay trong ứng dụng quản lý công việc myXteam

_Công cụ chat với MyXteam sẽ giúp nhà quản lý  tai công ty dễ dàng trao đổi công việc, làm việc nhóm đôn đốc, tương tác với nhân sự tạo dựng mối quan hệ làm việc nhóm ,công việc dễ dàng hơn

_Với myXteam, quản lý dự án, quản lý nhân sự  sẽ dễ dàng hơn, MyXteam sẽ giúp bạn giao việc cụ thể cho nhân viên với ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể, nhân viên sẽ không thể nào quên hoặc cố ý quên việc.Với MyXteam hiệu quả công việc là thước đo giúp nhà quản lý đánh giá nhân sự, và quản lý nhân sự dựa trên hiệu quả công việc

_Công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm, hỗ trợ quy trình công việc myXteam sẽ đo lường mức độ hoàn thành công việc của công ty, ai làm nhiều việc ai làm ít việc, việc nào đã xong, việc nào chưa xong, việc đã xong nhưng trong tình trạng trễ hẹn bao nhiêu ngày.

_Quan trọng hơn hết với MyXteam bạn đã tạo ra mội môi trường làm việc năng động, nhân viên thoải mái, làm việc trong hạnh phúc vì không còn Email - Họp- Quên việc, dễ dàng cân bằng công việc và cuộc sống .

Chúc quý công ty ứng dụng MyXteam hiệu quả tạo nên kết quả tích cực cho hoạt động quản lý

 

Lập kế hoạch và quản lý marketing hiệu quả cùng MyXteam  

Lập kế hoạch và quản lý tổ chức sự kiện cùng MyXteam

Xây dựng Sale Kit bán hàng hiệu quả cùng MyXteam

Lập kế hoạch theo dõi và chăm sóc khách hàng cùng MyXteam  

Quản lý báo cáo, tài chính cùng MyXteam

Lập kế hoạch kinh doanh cùng MyXteam

Chuyên mục : Quản lý dự án