Quản lý dự án: 6 bước lập kế hoạch hoàn hảo, 350, Myxteam
Blog myXteam

Quản lý dự án: 6 bước lập kế hoạch hoàn hảo

 

Hãy tưởng tượng, vào sáng sớm Thứ Hai. Giám đốc điều hành  gọi cho bạn vào một cuộc họp để thông qua một số sáng kiến quan trọng mà giám đốc hy vọng sẽ đạt được trong quý này. Bạn được giao nhiệm vụ cùng nhau lập kế hoạch chi tiết về dự án này cùng với nhóm của mình. Giám Đốc muốn bạn nộp bản kế hoạch này vào cuối tuần. và bạn đang phân vân không biết nên bắt đầu từ đâu

Hãy bình tĩnh Bạn không cần biết tất cả các khái niệm cơ bản về quản lý dự án để thực thi kế hoạch dự án thành công. Thực hiện theo sáu bước sau để tạo ra một kế hoạch dễ dàng và dẫn dắt nhóm của bạn một cách tự tin để quản lý dự án.

Sau đây là : 6 bước lập kế hoạch hoàn hảo dành cho quản lý dự án 

Bước 1: Xác định và gặp gỡ các bên liên quan
Một bên liên quan là bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi kết quả của kế hoạch dự án của bạn. Điều đó bao gồm khách hàng và người dùng cuối của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn xác định tất cả các bên liên quan và giữ lợi ích của họ trong tâm trí khi tạo kế hoạch dự án của bạn.

Gặp gỡ với các nhà tài trợ dự án và các bên liên quan chính để thảo luận về nhu cầu và mong đợi của họ, và thiết lập  cơ sở cho phạm vi dự án, ngân sách và thời gian. Sau đó, tạo một tài liệu Tuyên bố Phạm vi để hoàn thành và ghi lại chi tiết phạm vi dự án, đảm bảo mọi người hiểu mục tiêu, phạm vi và giảm cơ hội thông tin sai lệch tốn kém.

Mẹo: Nhìn xa hơn nhu cầu đã nêu của các bên liên quan để xác định các lợi ích mong muốn cơ bản. Những lợi ích này là các mục tiêu mà dự án của bạn nên cung cấp.

Bước 2: Đặt và ưu tiên mục tiêu
Một khi bạn có một danh sách các nhu cầu của các bên liên quan, hãy ưu tiên cho họ và đặt mục tiêu dự án cụ thể. Chúng nên phác thảo các mục tiêu của dự án, hoặc các số liệu và lợi ích mà bạn hy vọng đạt được. Viết mục tiêu của bạn và các bên liên quan cần họ giải quyết trong kế hoạch dự án của bạn để nó được truyền đạt rõ ràng và dễ dàng chia sẻ.
Mẹo: " mọi thứ đều quan trọng!" Nếu bạn gặp khó khăn trong việc ưu tiên, hãy bắt đầu xếp hạng các mục tiêu dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng

Bước 3: Xác định các bước thực thi
Xác định các bước thực và các bước lập kế hoạch dự án cần thiết để đáp ứng các mục tiêu của dự án. Các đầu ra cụ thể mà bạn dự kiến sẽ thực thi là gì?

Tiếp theo, ước tính ngày đến hạn thời gian cho mỗi lần thực thi trong kế hoạch dự án của bạn. (Bạn có thể hoàn thành những ngày này khi bạn ngồi xuống để xác định lịch biểu dự án của bạn trong bước tiếp theo.)

Mẹo: Đặt các mốc quan trọng cho thời hạn và nhiệm vụ thực thi cần thiết. Bạn sẽ có thể theo dõi tiến độ của mình khi công việc bắt đầu để đảm bảo bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và giữ cho các bên liên quan hài lòng.

Bước 4: Tạo lịch trình dự án
Xem xét từng phần có thể thực thi và xác định chuỗi nhiệm vụ phải được hoàn thành để hoàn thành từng tác vụ. Đối với mỗi tác vụ, hãy xác định lượng thời gian cần thiết, tài nguyên cần thiết và ai sẽ chịu trách nhiệm thực thi.

Tiếp theo, xác định bất kỳ phụ thuộc nào liên quan đến quá trình thực thi. Bạn có cần phải hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định trước khi những người khác có thể bắt đầu không? Hãy xem công việc, tiến độ thực thi, sự phụ thuộc và các mốc quan trọng vào biểu đồ Gantt của bạn hoặc chọn từ nhiều mẫu và ứng dụng trực tuyến có sẵn.

Bạn còn chờ gì nữa? Hãy thử biểu đồ Gantt của MyXteam miễn phí tại đây.

Mẹo: Liên kết nhóm của bạn trong quá trình lập kế hoạch. Những người thực hiện công việc có những hiểu biết quan trọng về cách thực hiện nhiệm vụ, họ sẽ mất bao lâu và ai là người tốt nhất để giải quyết chúng. Dựa trên kiến thức của họ! Bạn sẽ cần họp tác làm việc nhóm để thống nhất với lịch trình dự án và đặt kỳ vọng cho công việc để hoàn thành dự án trơn tru, hiệu quả 

Bước 5: Xác định vấn đề và hoàn thành đánh giá rủi ro
Không có dự án nào không có rủi ro.. Có bất kỳ vấn đề nào bạn biết trước sẽ ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch dự án, chẳng hạn như kỳ nghỉ sắp tới của một thành viên chính không? Những tình huống bất khả kháng nào có thể tạo ra trục trặc? (Hãy suy nghĩ ngày lễ quốc tế, các bộ phận được sắp xếp lại hoặc mùa bận rộn.)

Khi phát triển một kế hoạch dự án, hãy xem xét các bước bạn nên thực hiện để ngăn chặn các rủi ro nhất định xảy ra hoặc hạn chế tác động tiêu cực của chúng. Tiến hành đánh giá rủi ro và phát triển chiến lược quản lý rủi ro để đảm bảo bạn đã chuẩn bị sẵn sàng.

Mẹo: Giải quyết các mục có nguy cơ cao sớm trong tiến trình dự án của bạn, nếu có thể. Hoặc tạo một "bộ đệm thời gian" nhỏ xung quanh nhiệm vụ để giúp giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng trong trường hợp có sự chậm trễ.

Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án cho các bên liên quan
Giải thích các kế hoạch của bạn và đề cập đến kỳ vọng của các bên liên quan và trình bày các giải pháp của bạn cho bất kỳ xung đột nào. Đảm bảo bản trình bày của bạn không mang tính chủ quan. Thay vào đó hãy thảo luận cởi mở với các bên liên quan.

Tiếp theo, bạn cần xác định vai trò: Ai cần xem báo cáo nào và tần suất như thế nào? Quyết định nào sẽ cần phải được phê duyệt và bởi ai?

Làm cho kế hoạch dự án của bạn rõ ràng và dễ tiếp cận với tất cả các bên liên quan để họ không phải tiếp cận bạn một lần nữa để có các bản cập nhật đơn giản. Cung cấp tất cả thông tin quản lý dự án của bạn ở một vị trí, như công cụ cộng tác, giúp dễ dàng theo dõi tiến trình, chia sẻ nội dung cập nhật và thực hiện chỉnh sửa mà không cần điền lịch của bạn với các cuộc họp.

Chúng tôi khuyên bạn hãy giao tiếp rõ ràng. Đảm bảo các bên liên quan biết chính xác những gì được mong đợi và những hành động họ cần thực hiện. Chỉ vì nó hiển nhiên với bạn không có nghĩa là nó rõ ràng với họ!

Nếu có sự khó khăn khi giao tiếp với các bên liên quan? Dưới đây là một số chiến lược để bạn quản lý sự khó khăn trong giao tiếp với bên liên quan giữ cho quy trình lập kế hoạch dự án trôi chảy.

Mẹo: Nếu kế hoạch hoặc lịch biểu của bạn không phù hợp với kỳ vọng ban đầu của các bên liên quan, hãy liên lạc ngay bây giờ để tránh bất kỳ sự ngạc nhiên khó chịu hoặc cuộc trò chuyện căng thẳng nào.

Thay vì nói với các bên liên quan về kỳ vọng hoặc yêu cầu của họ là không thực tế, hãy nói cho họ biết những gì cần thiết để làm cho nó xảy ra, bao gồm cả thời gian, tiền bạc hoặc nhân lực. Hãy để họ quyết định xem nó có đáng để cống hiến thêm tài nguyên hay không.

Sử dụng MyXteam lập biểu đồ Gantt, quản lý công việc, quản lý dự án, lập kế hoạch dự án 

_Với công cụ quản lý công việc MyXteam công việc của doanh nghiệp sẽ được quản lý tập trung thống nhất trên một nền tảng, được sắp xếp gọn gàng,  công nghệ dữ liệu đám mây, dữ liệu của kế hoạch nào ra kế hoạch đó dễ dàng cho việc sử dụng tài liệu thông tin chung, giúp cho công ty thống nhất tài liệu và thông tin chia sẻ, mọi việc cần là có ngay trong ứng dụng quản lý công việc myXteam

_Với myXteam,lập kế hoạch, quản lý dự án, quản lý nhân sự  sẽ dễ dàng hơn, MyXteam sẽ giúp bạn giao việc cụ thể cho nhân viên với ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể, nhân viên sẽ không thể nào quên hoặc cố ý quên việc.Với MyXteam hiệu quả công việc là thước đo giúp nhà quản lý đánh giá nhân sự, và quản lý nhân sự dựa trên hiệu quả công việc

_Khi áp dụng công nghệ điều hành quản lý dự án myXteam thì giao diện trực quan mọi việc rõ ràng trách nhiệm, phối hợp nhịp nhàng thống nhất sẽ tránh việc tắc nghẽn, các phòng ban tránh đỗ lỗi cho nhau, mỗi cá nhân sẽ nắm được thông tin, công việc cụ thể, và chịu trách nhiệm công việc của mình.

_Công cụ chat với MyXteam sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng trao đổi công việc, đôn đốc, tương tác với khách hàng, đồng nghiệp, và các bên liên quan tạo dựng mối quan hệ vững vàng

_MyXteam cung cấp chức năng quản lý dự án :Xem công việc của các thành viên theo lịch ( Gantt view ) : Vào kế hoạch chọn xem theo lịch, hệ thống sẽ đưa các việc cần thực hiện theo lịch đã tạo, ngoài ra có thể kết hợp thêm bộ lọc để xem theo từng thành viên và việc được giao theo thời gian

_Quan trọng hơn hết với MyXteam bạn đã tạo ra mội môi trường làm việc năng động, nhân viên thoải mái, làm việc trong hạnh phúc vì không còn Email - Họp- Quên việc, dễ dàng cân bằng công việc và cuộc sống .

Chúc quý công ty ứng dụng MyXteam hiệu quả tạo nên kết quả tích cực cho hoạt động quản lý  

 

Lập kế hoạch kinh doanh cùng MyXteam

Lập kế hoạch và quản lý marketing hiệu quả cùng MyXteam

Lập kế hoạch theo dõi và chăm sóc khách hàng cùng MyXteam  

Lập kế hoạch và quản lý tổ chức sự kiện cùng MyXteam

Chuyên mục : Quản lý dự án