Phương pháp Quản lý thời gian bằng to do list, 27, Myxteam
Blog myXteam

Phương pháp Quản lý thời gian bằng to do list

Bạn có thường cảm thấy choáng ngợp bởi số lượng công việc mà bạn có hay bạn thường trễ deadline? Hoặc có bao giờ bạn quên làm điều gì đó quan trọng trong ngày?

Đây là những biểu hiện của việc thiếu kỹ năng tổ chức công việc. Và to-do-list chính là chìa khóa để giải quyết hiệu quả việc này vì nó giúp liệt kê tất cả những gì bạn phải làm, những nhiệm vụ quan trọng nhất ở đầu danh sách và các nhiệm vụ kém quan trọng nhất ở cuối.

 TẠI SAO NÊN CÓ TO-DO-LIST

1. Cải thiện trí nhớ

Bạn thấy rằng mình hay quên? Không ai có khả năng ghi nhớ tất cả mọi thứ vào mọi lúc. Bộ nhớ ngắn hạn của con người trung bình chỉ có thể giữ được 7 mẩu thông tin trong khoảng 30 giây. Chính vì vậy có một danh sách công việc phải làm sẽ cho phép bạn dễ dàng theo dõi tất cả những việc bạn cần làm, không để sót bất cứ điều gì mà bạn đã ghi trên đó.

2. Tăng động lực làm việc

Mỗi lần bạn đánh dấu hoặc gạch bỏ một việc đã hoàn tất, đó sẽ là lời nhắc nhở rằng công việc của bạn đang tiến triển suôn sẻ. Nhìn thấy một bản phác thảo rõ ràng về các nhiệm vụ hoàn thành và dở dang sẽ cho bạn cảm giác hài lòng vì kiểm soát tốt mọi thứ, vừa cảm thấy được tiếp thêm sức mạnh. Hãy để bản danh sách này vực bạn dậy khi cảm thấy nản lòng, sắp sửa từ bỏ mục tiêu

3. Tăng năng suất

Sự chú ý của chúng ta dễ dàng chuyển hướng bởi nhiều thứ tác động. Bạn có thường xuyên nghĩ về những gì bạn cần phải làm tiếp theo, hoặc lo lắng về những gì bạn có thể đã quên trong khi bạn đang làm một việc khác? Danh sách công việc phải làm sẽ giúp bạn tập trung sự chú ý vào các nhiệm vụ quan trọng nhất ở thời điểm này. Khi đó bạn sẽ thấy rằng bạn có thể tập trung chú ý vào việc bạn đang làm – điều này sẽ giúp bạn tận hưởng cuộc sống nhiều hơn và làm việc hiệu quả hơn

4. Làm chủ thời gian

Một nghiên cứu được tiến hành bởi tạp chí Harvard Business Review cho thấy 90% các nhà quản lý lãng phí thời gian quý báu chỉ vì không quản lý thời gian tốt. Và tin tốt là bạn chỉ mất khoảng 5 phút mỗi ngày để bạn có thể tạo ra một danh sách công việc phải làm. Sự đầu tư nhỏ về thời gian này sẽ giúp bạn tiết kiệm ít nhất hai giờ bị lãng phí trong suốt cả ngày.

CÁCH LẬP TO-DO-LIST

1) Trước tiên, bạn cần tạo ra một danh sách tổng thể viết ra tất cả mọi thứ bạn muốn làm trong tương lai. Đây là nơi mà bạn có thể nắm bắt mọi ý tưởng về công việc hoặc dự định riêng.

Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn.

2) Bạn chuyển lần lượt các mục từ danh sách tổng thể vào danh sách các việc cần thực hiện trong ngày. Đây là những hoạt động cụ thể mà bạn sẽ thực hiện trong ngày hôm đó. Bạn có thể dựa trên thứ tự ưu tiên sau để sắp xếp công việc và dán nhãn ưu tiên:

  • Quan trọng và khẩn cấp
  • Không khẩn cấp nhưng quan trọng
  • Không quan trọng nhưng khẩn cấp
  • Không quan trọng cũng không khẩn cấp

Bí quyết để sử dụng to-do-list hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Những nhiệm vụ khẩn cấp được xác định bởi áp lực và yêu cầu từ bên ngoài. Nó khiến bạn có cảm giác phải làm những việc này ngay lập tức. Còn những công việc quan trọng đánh giá được hiệu suất năng lực thật sự của bạn, chúng đòi hỏi phải nghĩ đến những mục tiêu lâu dài và sẽ là bàn đạp đưa bạn và công việc của bạn tiến tới mục tiêu phía trước.

Thực tế cho thấy nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành đạt chính là nhóm 2. Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên gấp rút thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi. Còn những người làm việc không hiệu quả dành đa số thời gian của họ để giải quyết công việc ở nhóm 3 và 4.

3) Ước lượng thời gian dành cho từng việc: Ấn định ngày bắt đầu và kết thúc cho từng công việc. Việc này sẽ giúp bạn đảm bảo tiến độ, không bị trễ hạn.

4) Đánh dấu hoàn thành cho những công việc đã làm xong

Khi bạn làm xong một việc, hãy đánh dấu hoàn thành mục đó trên danh sách công việc phải làm. Việc này mang lại cho bạn một hình ảnh trực quan về các kết quả bạn đạt được và cải thiện kỹ năng tổ chức của bạn, nó thúc đẩy bạn đi về phía trước.

Hãy bắt đầu đăng nhập MyXteam và tạo cho mình một to-do-list ngay hôm nay. Bạn sẽ làm việc có tổ chức hơn, ít căng thẳng hơn và sẽ nhận ra mình có nhiều thời gian trong ngày hơn bao giờ hết!

Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả!

Chuyên mục : Quản lý dự án