Số hoá văn phòng là gì? Những ưu điểm của số hoá đối với doanh nghiệp - myXteam Acedemy, 633, Myxteam
Blog myXteam

Số hoá văn phòng là gì? Những ưu điểm của số hoá đối với doanh nghiệp - myXteam Acedemy

Số hoá văn phòng là gì?

Có thể hiểu số hoá văn phòng như một cách áp dụng công nghệ để xử lí và lưu trữ những hồ sơ và giấy tờ tồn đọng. Thay vì một chu trình dài hơi theo kiểu truyền thống như: viết tay, in trên giấy...vv thì các thiết bị hiện đại sẽ thực hiện công việc lưu trữ rắc rối này.

Bên cạnh đó, những công việc thiên về khía cạnh quản lí cũng được máy móc tham gia xử lí. Từ việc họp bàn giấy, nhắc nhở, phân công điều phối đều sẽ do máy tính và các thiết bị điện tử đảm nhiệm. 

DN được gì khi thực hiện số hoá văn phòng?

An toàn dữ liệu

Các nguy cơ về an toàn dữ liệu sẽ được hạn chế tối đa. Tài liệu sau khi sao lưu trên các đám mây , máy tính và các thiết bị lưu trữ khác, sẽ tránh được khả năng bị mất mát do thiên tai và hoả hoạn gây ra, thậm chí tránh được nguy cơ bị hao mòn qua thời gian.

Tính bảo mật cao

Việc mất cắp dữ liệu cũng được hạn chế, chỉ những cá nhân hoặc tập thể được giao quyền hạn mới có thể tiến hành truy cập và truy xuất. Tính năng này sẽ bảo đảm thông tin mật được đi đúng người, đúng nơi và đúng lúc.

Linh hoạt trong quản lí

Khi tiến hành số hoá văn phòng, các nhà lãnh đạo và quản lí có thể tham gia quản trị tài liệu ở bất kì nơi đâu khi kết nối internet. Chỉ với các thao tác đơn giản như upload tài liệu, đánh dấu, nhà quản lí có thể dành thời gian cho gia đình nhiều hơn, tránh được việc mãi "vùi đầu" trong mớ tài liệu khổng lồ.

Không tốn thời gian

Do được lưu trữ dưới dạng tài liệu số nên việc phản hồi sẽ rất nhanh, không cần tốn thời gian để tìm kiếm văn bản trong đống tài liệu bằng giấy, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc của DN

Với những phần mềm quản lí công việc hiện nay, các hệ thống lưu trữ luôn được tích hợp sẵn để doanh nghiệp có thể thực hiện các thao tác quản lí dữ liệu, hồ sơ một cách tiện lợi, giúp doanh nghiệp tối đa được nguồn nhân lực và năng suất của tập thể.

Phương pháp nào để thực hiện số hoá văn phòng?

Hiện nay, rất nhiều phần mềm hỗ trợ DN trong việc số hoá văn phòng. Tất cả đều được tích hợp đủ các tính năng cần thiết để DN tiện sử dụng. Nhưng rất nhiều DN đã tìm đến phần mềm quản lí công việc myXteam  và đã được hỗ trợ để có được phương pháp hỗ trợ số hoá VP trở nên nhanh và tiện lợi nhất.

Dữ liệu của bạn sẽ được mã hoá tập trung trên nền tảng cloud Microsoft Azure giúp bạn và đội nhóm truy cập mọi lúc mọi nơi, không phụ thuộc vào máy tính cá nhân, không còn tình trạng tìm kiếm dữ liệu.

Ngoài ra, đội ngũ myXteam còn tận dụng tối đa sự phát triển công nghệ để đồng bộ hoá trên nhiều thiết bị như Web App, IOS, Andoid. Chỉ cần internet các nhà quản lí có thể truy cập công việc mọi lúc mọi nơi.