Sự giao tiếp trong quản lý dự án, 84, Myxteam
Blog myXteam

Sự giao tiếp trong quản lý dự án

Jason Fried, người sáng lập và là giám đốc điều hành 37Signals , có nói về sự giao tiếp trong quản lý dự án:

“Quản lý dự án là sự giao tiếp. Các dự án không thất bại do thiếu các biểu đồ, đồ thị, báo cáo, số liệu thống kê, các bảng tính, và những thứ tương tự. Mà điều làm các dự án thất bại đó là thiếu phương thức giao tiếp hai chiều.”

Tất cả là sự giao tiếp

Có một lý do tại sao các công ty thường thuê người quản lý dự án để giám sát các dự án của họ và hy vọng chúng hoàn thành đúng tiến độ với chất lượng cao. Bạn không thể chạy một dự án thành công mà không có người quản lý – người đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm phải cập nhật những thông tin mới nhất có liên quan, giải quyết các vấn đề phát sinh, báo cáo lại cho quản lý, và chủ yếu là chạy xung quanh như điên và chắc chắn rằng tất cả mọi thứ đang đi đúng hướng và mọi người đang làm đúng nhiệm vụ của họ. Xét cho cùng, tất cả những vấn đề đều nằm ở sự giao tiếp. 

Đừng chỉ thực hiện trong các cuộc họp. Thời gian nên được đầu tư vào công việc thực tế. Các cuộc họp rất quan trọng trong vài trường hợp còn đa số thì thực sự không cần thiết. Tôi nhớ, khi là quản lý cho công ty quảng cáo trực tuyến R&D, nếu ngày nào tôi chỉ nhận được 200 email thì đó quả là một ngày tốt lành. Ít nhất 2 giờ của tôi bị lãng phí mỗi ngày chỉ để đọc email. Và có rất nhiều các cuộc họp, ít nhất mỗi tuần một lần, của mỗi dự án, chỉ để chắc chắn rằng tất cả mọi người đang làm việc với những thông tin cập nhật mới nhất tôi đã thông báo qua mail. Tại sao phải lãng phí quá nhiều thời gian như vậy? Câu trả lời rất đơn giản –Chúng ta cần phải giao tiếp để hoàn thành dự án.

Chúng ta cần phải giao tiếp để hoàn thành một dự án

Trong khi công cụ cộng tác trực tuyến mang lại một cách tiếp cận hoàn toàn mới và cần thiết phải có để quản lý dự án, thì vẫn là những câu hỏi sau đây mà không ai có thể trả lời một cách dễ dàng và thỏa đáng.

Đây là ba câu hỏi chúng tôi thường xuyên hỏi bản thân mình nhiều lần trong ngày. Các câu hỏi mà các nhà quản lý đã hỏi chúng tôi, và chúng tôi cần phải trả lời đúng lúc để trở thành những người quản lý dự án tốt và hoàn thành tốt công việc. Đó là:

  • Ai đang làm việc gì ngay bây giờ?

Đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng kế hoạch và những thành viên đang thực hiện đúng các nhiệm vụ của mình.

  • Khi nào một nhiệm vụ sẽ được hoàn thành?

Đảm bảo rằng các công việc sẽ hoàn thành đúng tiến độ, và nó không ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án.

  • Làm thế nào để trao đổi công việc thường xuyên và nhanh chóng khi mà các nhóm thực hiện không cùng tập trung tại một nơi?

Đảm bảo mọi thành viên đều được cập nhật những thông tin mới nhất về dự án.

Chúng tôi thấy rằng nếu bạn đã có câu trả lời ngay lập tức cho tất cả những câu hỏi trên bất cứ lúc nào, cùng với sự hợp tác tuyệt vời – bạn sẽ có nhiều dự án thành công hơn và trở thành một CEO hạnh phúc.

Vì vậy, chúng tôi quyết định phát triển một hệ thống quản lý trực tuyến mà chỉ có nhiệm vụ: trả lời những câu hỏi của bạn, bất cứ lúc nào, bất cứ ở đâu và dễ dàng cho bạn cộng tác nhóm. Đây là cách MyXteam được sinh ra.

Quản lý công việc, quản lý dự án với MyXteam 

Với MyXteam công việc sẽ được quản lý tập trung thống nhất trên một nền tảng, được sắp xếp gọn gàng, doanh nghiệp không tốn thời gian tìm những email thất lạc, mọi việc cần là có ngay trong ứng dụng quản lý công việc myXteam

Công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm myXteam sẽ đo lường mức độ hoàn thành công việc của công ty, ai làm nhiều việc ai làm ít việc, việc nào đã xong, việc nào chưa xong, việc đã xong nhưng trong tình trạng trễ hẹn bao nhiêu ngày.

Quan trọng hơn hết với MyXteam bạn đã tạo ra mội môi trường làm việc năng động, nhân viên thoải mái, làm việc trong hạnh phúc vì không còn Email - Họp- Quên việc .

Hãy đăng nhập và trải nghiệm ngay! 

Chuyên mục : Quản lý dự án