Thúc đẩy các phòng ban trong công ty, 174, Myxteam
Blog myXteam

Thúc đẩy các phòng ban trong công ty

Các nhà quản lý đều hiểu được tầm quan trọng của cộng tác và làm việc nhóm trong doanh nghiệp, nhưng lại thúc đẩy cộng tác nhóm sai cách. 

86% giám đốc điều hành và nhân viên được hỏi cho rằng: Nguyên nhân của hầu hết vấn đề và thất bại của nhóm là do sự thiếu cộng tác hoặc giao tiếp không hiệu quả. Các nhà quản lý đều hiểu được tầm quan trọng của cộng tác và làm việc nhóm trong doanh nghiệp, nhưng lại thúc đẩy cộng tác nhóm sai cách.

Hậu quả khi các nhóm giao tiếp không hiệu quả là năng suất doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Một ví dụ điển hình là khi hai phòng ban đang làm việc với ý tưởng giống hệt nhau, nhưng không ai trong số họ nhận thức được những gì bên kia đang làm. Giá như việc cộng tác trong tổ chức tốt hơn thì họ có thể tiết kiệm được rất nhiều công sức, và có thể cùng nhau xây dựng ý tưởng đó tuyệt vời hơn.

Vậy nhà quản lý có thể thúc đẩy cộng tác nhóm như thế nào?

1. Thống nhất mục tiêu, xóa bỏ rào cản phòng ban

Ngày nay, do yêu cầu từ khách hàng và thị trường, doanh nghiệp phải chạy những dự án cần huy động nhân sự từ nhiều phòng ban chuyên môn khác nhau. Trong trường hợp đó, vấn đề phổ biến là các nhóm khác nhau có ưu tiên riêng cho bộ phận của họ, trong khi mục tiêu chung không được rõ ràng, nên các nhiệm vụ trong dự án chung có thể không được ưu tiên và bị trì hoãn.

Ví dụ như cấu trúc một PR Agency gồm có các bộ phận: Branding, Public Affair, Social Media… Khi chạy chiến dịch truyền thông tích hợp, yêu cầu của chiến dịch là cần có sự cộng tác, kết hợp từ tất cả các bộ phận trên. Vấn đề sẽ xảy ra khi một người phải làm việc trong nhiều dự án khác nhau mà không nắm được dự án nào là ưu tiên hiện tại, gây ảnh hưởng tới tiến độ dự án và uy tín của công ty. Trong trường hợp này, nguyên nhân trực tiếp của sự cộng tác không hiệu quả là do không có sự liên kết mục tiêu giữa các bộ phận, hoặc các bộ phận không rõ mục tiêu ưu tiên của công ty mình.

Công tụ Myxteam việc theo dõi toàn bộ ưu tiên công việc của tất cả các thành viên và phòng ban trở nên hết sức dễ dàng. Bạn có thể sử dụng tính năng “phân quyền” để đảm bảo rằng các mục tiêu có thể nhìn thấy, nhưng không thể chỉnh sửa bởi tất cả mọi người.

Trên góc độ quản trị, khi cộng tác ở quy mô lớn toàn doanh nghiệp, các nhà quản lý thay vì nhìn nhận các bộ phận một cách độc lập, giờ đây còn phải theo dõi được cả sự liên kết của một bộ máy: chúng có đang ăn khớp với nhau không, chức năng này có đang hoạt động ổn định để tạo đầu vào cho chức năng khác,...  Vấn đề xảy ra khi nhà quản lý mất kiểm soát với các dự án chồng chéo, thiếu sự ưu tiên tập trung cho công việc quan trọng. Nhà quản lý mất tầm nhìn, cũng dẫn đến việc cộng tác giữa các phòng ban yếu kém và năng suất giảm sút.

MyXteam với giao diện quản lý trực quan, tất cả dự án và công việc nằm trên một trang giấy, sẽ là một trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý. Tuỳ theo tính chất dự án, nhà quản lý có thể chọn giao diện Kanban, dạng danh sách hoặc dạng bảng để nắm bắt tiến độ dự án nhanh chóng và xử lý vấn đề phát sinh một cách kịp thời nhất.  

 2. Tạo một môi trường kết nối dễ dàng 

Giao tiếp là một trong những điều bắt buộc để cộng tác nhóm hiệu quả. Ví dụ như trong một team Marketing, Content Writer cần thường xuyên cập nhật hiệu quả quảng cáo từ người chạy ads, và ngược lại, người chạy ads sẽ đưa ra những góp ý để người viết nâng cao hiệu quả nội dung. Trong trường hợp này, nếu thiếu giao tiếp thường xuyên, sự phối hợp trong team sẽ khó “ăn ý”, hiệu quả công việc cũng giảm sút.

Với Myxteam , việc giao tiếp và cộng tác là vô cùng dễ dàng, bạn và đội nhóm của mình có thể giao tiếp qua tính năng bình luận công việc và Message, cập nhật trạng thái công việc qua tính năng “Thảo luận", theo dõi công việc qua checklist hoặc Gantt Chart… Tất cả tích hợp trên một nền tảng, giúp các nhóm vừa giao tiếp hiệu quả, vừa tiết kiệm thời gian khi không cần chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng khác nhau.

3. Khuyến khích văn hóa chia sẻ, tương tác trong công ty 

Ngày nay, khi cộng tác trở thành một yếu tố thiết yếu trong doanh nghiệp, có rất nhiều công cụ thuận tiện giúp các nhân viên giao tiếp ở bất cứ đâu. (Ví dụ: Google Docs cho phép nhiều người cùng lúc chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, giúp hạn chế thời gian chỉnh sửa, gửi qua lại.)

MyXteam tích hợp các công cụ làm việc theo thời gian thực,giúp cộng tác tiện lợi trên 1 nền tảng. Nhân viên và nhà quản lí có thể chia sẻ tài liệu trực tiếp với nhau và làm việc MyXteam theo thời gian thực. Tất cả sẽ được tổng hợp lại vào một nguồn chung thống nhất và mọi người sẽ có thể dễ dàng tìm kiếm lại những tài liệu đó thông qua các chủ đề hay công việc đã và đang được thực hiện trước đó. 
 4. Xóa bỏ ranh giới, giới hạn giữa các phòng ban

Ngày nay, sự phát triển của công nghệ đã làm thay đổi vai trò của các phòng ban chức năng trong công ty. Một người cần phải biết nhiều hơn một kỹ năng chuyên môn để đáp ứng được nhu cầu công việc. Ví dụ như vai trò của người làm dịch vụ khách hàng và người làm truyền thông xã hội gần như đang đan xen vào nhau, bởi người tiêu dùng trực tuyến thường sử dụng mạng xã hội để yêu cầu dịch vụ khách hàng. Trong những tình huống như thế, sự hợp tác giữa các nhóm là một điều bắt buộc. 

Không chỉ riêng bộ phận khách hàng, các bộ phận khác cũng có xu hướng hợp tác chặt chẽ, như sales và marketing (smarketing), thiết kế sản phẩm và phát triển web, tư vấn khách hàng và SEO,...

Có thể thấy, sự cộng tác hài hoà giữa các bộ phận trong tổ chức ngày nay là vô cùng cần thiết. Điều tốt nhất một nhà lãnh đạo có thể làm cho tổ chức của mình ngày nay là khiến cho quá trình cộng tác đó trở thành một trải nghiệm tuyệt vời. Với Myxteam, nền tảng quản lý công việc và nhân sự, việc thúc đẩy và truyền động lực cho nhân viên không còn là điều khó khăn.

Quản lý nhân sự, quản lý công việc dự án với MyXteam 

Với công cụ MyXteam, công việc sẽ được quản lý tập trung thống nhất trên một nền tảng, được sắp xếp gọn gàng, doanh nghiệp không tốn thời gian tìm những email thất lạc, mọi việc cần là có ngay trong ứng dụng quản lý công việc myXteam 

Và đặt biệt, Khi áp dụng công nghệ điều hành quản lý công việc myXteam thì giao diện trực quan mọi việc rõ ràng trách nhiệm, phối hợp nhịp nhàng thống nhất sẽ tránh việc tắc nghẽn, các phòng ban tránh đỗ lỗi cho nhau, mỗi cá nhân sẽ nắm được thông tin, công việc cụ thể, và chịu trách nhiệm công việc của mình, tăng tương tác giữa các phòng ban