Ứng dụng Moscow đánh giá mức độ ưu tiên trong quản lý dự án, 397, Myxteam
Blog myXteam

Ứng dụng Moscow đánh giá mức độ ưu tiên trong quản lý dự án

 

Phân loại ưu tiên thành 4 nhóm bằng cách sử dụng phương pháp MoSCoW.

Bạn có thể sử dụng một số hình thức ưu tiên như To-Do List để quản lý công việc hàng ngày. Những điều gì xảy ra khi bạn hướng tới một dự án có các bên liên quan khác nhau, mỗi người trong số họ có ý kiến khác nhau về tầm quan trọng của các yêu cầu khác nhau? Làm thế nào để bạn xác định mức độ ưu tiên của mỗi nhiệm vụ và truyền thông nó cho các thành viên trong nhóm, các bên liên quan và khách hàng?

Đây là lúc hữu ích để sử dụng một công cụ ưu tiên như phương pháp MoSCoW. Cách tiếp cận quản lý dự án đơn giản này giúp bạn, nhóm bạn và các bên liên quan đồng ý nhiệm vụ nào quan trọng với sự thành công của dự án. Nó cũng nhấn mạnh những nhiệm vụ có thể bỏ qua nếu thời hạn hoặc nguồn lực bị đe dọa.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn cách sử dụng phương pháp MoSCoW để ưu tiên các nhiệm vụ của dự án hiệu quả hơn và đảm bảo mọi người đều mong đợi những điều tương tự.

Phương pháp quản lý dự án MoSCoW là gì?

Phương pháp MoSCoW được phát triển bởi Dai Clegg của Oracle UK Consulting vào giữa những năm 1990. Đây là một cách tiếp cận hữu ích để phân loại các nhiệm vụ của dự án thành những hạng mục quan trọng và không quan trọng.

MoSCoW là viết tắt của:

  • Must – Phải - Yêu cầu "Phải" là cần thiết cho sự thành công của dự án và không thể chuyển nhượng. Nếu những nhiệm vụ này bị thiếu hoặc không đầy đủ, dự án sẽ bị coi là thất bại.

  • Should – Nên - "Nên" là các mục quan trọng, những nhiệm vụ ưu tiên cao này bạn nên hoàn thành bất cứ khi nào có thể. Đây là những nhiệm vụ rất quan trọng, nhưng có thể được đưa ra trong giai đoạn thứ hai của dự án nếu cần thiết.

  • Could – Có thể - công việc "Có thể" là rất cần thiết nhưng bạn có thể để chúng ra nếu thời gian hoặc nguồn lực hạn chế.

  • Would (or "Won't") – Sẽ (hoặc "Sẽ không") - Những nhiệm vụ này là mong muốn (ví dụ: "Muốn có ...") nhưng không được bao gồm trong dự án này. Bạn cũng có thể sử dụng danh mục này cho các hoạt động ít quan trọng nhất.

Chữ "o" trong MoSCoW chỉ ở đó để có thể phát âm được.

 

Ứng dụng Moscow như thế nào 

Mọi người thường sử dụng phương pháp MoSCoW trong Quản lý dự án Agile. Tuy nhiên, bạn có thể áp dụng nó cho bất kỳ loại dự án nào.

  • MoSCoW giúp bạn quản lý phạm vi dự án, không để nó quá lớn.

  • Nó đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với nhiều bên liên quan, bởi nó giúp mọi người đồng ý về những vấn đề quan trọng và những vấn đề không quan trọng.

  • Bốn loại nhãn được đánh dấu rõ ràng cho phép mọi người hiểu được ưu tiên của nhiệm vụ một cách dễ dàng, giúp loại bỏ nhầm lẫn, hiểu nhầm, xung đột và thất vọng.

Ví dụ: một số công cụ quản lý dự án sắp xếp các nhiệm vụ thành các loại ưu tiên "cao", "trung bình" và "thấp". Nhưng các thành viên trong nhóm có thể có ý kiến khác nhau về ý nghĩa của mỗi nhiệm vụ trong những nhóm này. Và thường xuyên, các nhiệm vụ được gắn nhãn ưu tiên "cao" vì mọi thứ có vẻ quan trọng. Điều này có thể gây căng thẳng về thời gian và nguồn lực và cuối cùng dẫn đến dự án không thành công.

 

Sử dụng Phương pháp MoSCoW

Làm theo các bước dưới đây để tận dụng tối đa phương pháp MoSCoW. (Nó mô tả việc sử dụng MoSCoW trong một dự án "thác nước" thông thường, tuy nhiên cách tiếp cận này tương tự như các dự án nhanh gọn agile). 

Bước 1: Tổ chức Dự án

Điều quan trọng là bạn và đội nhóm hoàn toàn hiểu được mục tiêu trước khi bắt đầu dự án.

Viết một kế hoạch kinh doanh, xác định mục tiêu, phạm vi và thời gian của dự án và chính xác những gì bạn sẽ cung cấp. Bạn cũng có thể soạn thảo điều lệ dự án, lên kế hoạch xem làm thế nào để tiếp cận nó.

Tiếp theo, tiến hành phân tích các bên liên quan, xác định những người quan trọng tham gia vào dự án và hiểu được sự thành công của nó đem lại lợi ích cho mỗi người như thế nào.

Bước 2: Viết ra Danh sách công việc của bạn

Khi b đã hiểu mục tiêu dự án, hãy thực hiện Phân tích khoảng trống, xác định những việc cần làm để được mục tiêu của mình.

Bước 3: Ưu tiên Danh sách công việc của bạn

Tiếp theo, làm việc với các bên liên quan, ưu tiên những nhiệm vụ này thành 4 loại theo MoSCoW:  Must, Should, Could, and Would (or Won't).

Những cuộc đối thoại này thường có thể "khó khăn", do đó hãy bàn tới kỹ năng giải quyết xung đột, ra quyết định nhóm và đàm phán trước!

Mẹo:

Thay vì bắt đầu tất cả các nhiệm vụ từ loại Must và sau đó giáng cấp một trong số chúng, bạn nên đặt tất cả các nhiệm vụ trong loại Would đầu tiên và sau đó thảo luận xem tại sao mỗi nhiệm vụ xứng đáng được di chuyển lên danh sách trên.

Bước 4: Thách thức Danh sách MoSCoW

Một khi đã phân bổ các nhiệm vụ vào các loại theo MoSCoW, hãy thách thức mỗi loại.

Hãy đặc biệt cảnh giác về những hạng mục trong danh sách Must. Hãy nhớ, nó dành riêng cho những nhiệm vụ, mà nếu nó không được hoàn thành dự sán sẽ thất bại.

Mục tiêu là giữa danh sách Must dưới 60% thời gian và nỗ lực của đội. Bạn càng ít hạng mục, cơ hội thành công càng cao.

Hãy cố gắng đạt được sự đồng thuận với tất cả mọi người trong nhóm. Nếu không thể, bạn cần đưa người đưa ra quyết định chính, là người có tiếng nói cuối cùng.

Bước 5: Truyền thông kết quả với các bên

Bước cuối cùng của bạn là chia sẻ danh sách ưu tiên với các thành viên trong nhóm, các bên liên quan chính và khách hàng.

Điều quan trọng là bạn phải thông báo lý do phân chia từng loại, đặc biệt với danh mục MUST. Khuyến khích mọi người thảo luận về bất kỳ mối quan tâm nào cho đến khi mọi người hiểu rõ lý do.

Sử dụng MyXteam quản lý công việc, quản lý dự án phân chia thứ tự ưu tiên bằng phương pháp Moscow 

_Với công cụ quản lý công việc MyXteam công việc của doanh nghiệp sẽ được quản lý tập trung thống nhất trên một nền tảng, được sắp xếp gọn gàng,  công nghệ dữ liệu đám mây, dữ liệu của kế hoạch nào ra kế hoạch đó dễ dàng cho việc sử dụng tài liệu thông tin chung, giúp cho công ty thống nhất tài liệu và thông tin chia sẻ, mọi việc cần là có ngay trong ứng dụng quản lý công việc myXteam, điều này giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng liệt kê tìm hiểu để áp dụng tốt nhất mọi thông tin theo phương pháp Moscow, tránh việc không nắm được toàn bộ bức tranh tổng thể 

_Khi áp dụng công nghệ điều hành quản lý dự án myXteam thì giao diện trực quan mọi việc rõ ràng trách nhiệm, phối hợp nhịp nhàng thống nhất sẽ tránh việc tắc nghẽn, các phòng ban tránh đỗ lỗi cho nhau, mỗi cá nhân sẽ nắm được thông tin, công việc cụ thể, và chịu trách nhiệm công việc của mình giúp kế hoach hoàn thành đúng tiến độ, đúng tiến độ ưu tiên của dự án.

_Công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm myXteam sẽ đo lường mức độ hoàn thành công việc của công ty, ai làm nhiều việc ai làm ít việc, việc nào đã xong, việc nào chưa xong, việc đã xong nhưng trong tình trạng trễ hẹn bao nhiêu ngày từ đó giúp quản lý xác đinh thứ tự ưu tiên, thời gian hợp lý nhất cho mỗi dự án, tranh việc không kịp tiến độ.

_Quan trọng hơn hết với MyXteam bạn đã tạo ra mội môi trường làm việc năng động, nhân viên thoải mái, làm việc trong hạnh phúc vì không còn Email - Họp- Quên việc, dễ dàng cân bằng công việc và cuộc sống .

Chúc quý công ty ứng dụng MyXteam hiệu quả tạo nên kết quả tích cực cho hoạt động quản lý  

 

Lập kế hoạch và quản lý marketing hiệu quả cùng MyXteam  

Lập kế hoạch và quản lý tổ chức sự kiện cùng MyXteam

Xây dựng Sale Kit bán hàng hiệu quả cùng MyXteam

Lập kế hoạch theo dõi và chăm sóc khách hàng cùng MyXteam  

Quản lý báo cáo, tài chính cùng MyXteam

Lập kế hoạch kinh doanh cùng MyXteam

 

 

Chuyên mục : Blog