Văn hoá làm việc “luôn làm việc
Blog myXteam

Văn hoá làm việc “luôn làm việc" có đang vắt kiệt chúng ta?

Email quá tải trong (và ngoài) văn phòng

Phần lớn chúng ta thấy mình tràn ngập với email mỗi ngày: bản tin, cập nhật sản phẩm, khảo sát, tin nhắn cá nhân... Tất cả đều nằm trên top danh sách email làm việc hàng ngày và luôn muốn chúng ta phải phản ứng ngay tức thì. Thực tế đáng buồn là, đối với đa số chúng ta, các email liên quan đến công việc hầu như không được gửi và nhận trong giờ làm việc. Với các tiêu chuẩn về khả năng đáp ứng hiện đang kéo sang ngoài giờ hành chính, thậm chí là làm việc vào cuối tuần, việc xóa các hộp thư đến của chúng ta trong thế giới ngày nay đã trở nên khó khăn hơn. Xu hướng phát triển này có nghĩa là các cá nhân ngày càng gặp phải tình trạng quá tải email.

Trạng thái quá tải email không chỉ thể hiện ở số lượng email mà bạn nhận được. Quá tải ở đây được liên kết trực tiếp với những nỗi lo lắng mà các cá nhân cảm thấy khi được gọi để xử lý (hay trả lời trên) tin nhắn. Nhà tâm lý học Ron Friedman giải thích: “mỗi tin nhắn thể hiện một nhu cầu khác về thời gian của bạn và một quyết định khác mà bạn phải đưa ra ngay thời điểm đó". Và như thế, khi ta nhận được tin nhắn vào mọi thời điểm trong ngày, vào buổi tối và cuối tuần, rất lâu sau khi chúng tôi rời khỏi văn phòng - thời gian mà chúng ta phải đi làm xa - những cảm giác lo lắng và căng thẳng đó lại bám dai dẳng theo chúng ta. Với một nhân viên trung bình nhận được 122 email mỗi ngày, điều đó tạo nên rất nhiều áp lực và nỗi lo.

 

Căng thẳng và lo lắng: giá của việc “luôn làm việc"


Một nghiên cứu được thực hiện tại Đại học California tại Irving cho thấy việc không giao email cho nhân viên trong năm ngày đã giảm đáng kể mức độ căng thẳng, kết quả này được đo bằng máy đo nhịp tim và cho phép nhân viên tập trung tốt hơn nhiều. Một nghiên cứu gần đây của Đại học Loughborough đã theo dõi nhịp tim, huyết áp và nồng độ cortisol trong nước bọt và thấy rằng 83% nhân viên bị căng thẳng khi sử dụng email. Điều làm cho những phát hiện này thậm chí còn đáng sợ hơn là chỉ có 14% những người này có báo cáo mức độ căng thẳng gia tăng. Điều này có nghĩa là hầu hết mọi người đã nhận ra rằng họ ngày càng căng thẳng, hoặc có lẽ điều đáng lo ngại hơn là sự căng thẳng đã trở nên bình thường đến mức họ nghĩ rằng đó là một phản ứng thông thường. Dù bằng cách nào, nó đã được chứng minh có mối liên hệ trực tiếp giữa căng thẳng tại nơi làm việc và sử dụng email.

Khi nói đến trường hợp cụ thể của văn hóa làm việc “Luôn có mặt" và mức độ căng thẳng, một nghiên cứu cho thấy văn hóa này có thể ngăn cản nhân viên hoàn toàn rời bỏ suy nghĩ về công việc, dẫn đến căng thẳng mãn tính và kiệt sức về cảm xúc.

Đáng kinh ngạc thay, nghiên cứu mới đã tìm thấy ngay cả trong thời gian không cần email để hoàn thành công việc, với những chỉ tiêu sẵn có và trên thực tế của công việc đã tạo nên một yếu tố gây căng thẳng liên tục, khiến nhân viên không thể tách khỏi công việc. Việc phải trả lời email trong giờ làm việc của họ cũng đủ để gây ra kết quả tiêu cực cho sức khỏe. Nghiên cứu kết luận rằng, bằng cách kêu gọi các nhà quản lý thực thi trực tiếp các hoạt động của tổ chức sẽ giúp giảm thiểu những tác động tiêu cực này và giúp bảo vệ sức khỏe của nhân viên.

 

Luôn “làm việc" và cái kết

Khi nói đến việc tập trung, nghiên cứu đã cho thấy: càng ít email càng tốt. Nghiên cứu tại UCI cho thấy các nhân viên số lượng email di chuyển giữa các cửa sổ trình duyệt máy tính của họ trung bình 37 lần mỗi giờ, trong khi những người không cần xử lý việc trên email chỉ thay đổi các tab trong khoảng 18 lần mỗi giờ. Ngay cả đối với những người làm việc mà email không phải là trách nhiệm chính của họ, việc kiểm tra và trả lời email mỗi ngày cũng có thể gây tiêu tốn phần lớn thời gian để làm việc, dẫn đến tổng năng suất thấp hơn.

Nguyên tắc làm việc “thiếu tập trung này” cũng tác động đến các cá nhân làm việc ngoài văn phòng. Nếu nhân viên phải thường xuyên chuyển đổi tabs của họ gấp đôi tại nơi làm việc vì sự mất tập trung do quá tải email, điều gì sẽ xảy ra với cuộc sống cá nhân của chúng ta? Tất cả chúng ta đều có một người bạn mà không khi nào rời khỏi điện thoại được, và chúng tôi đã thấy tất cả các bậc cha mẹ lơ đãng con cái mình vì phải kiểm tra điện thoại. “Luôn có mặt" có nghĩa là chúng ta không thể rời bỏ công việc, khiến chúng ta mất ít thời gian hơn để có thể trở thành một người có cuộc sống cá nhân bình thường.

Gợi ý ở đây không phải là nói rằng mọi người nên xóa email của họ ngay lập tức, mà vấn đề là email “vĩ đại" của chúng ta không chính xác là vị cứu tinh trong công việc như ta thường nghĩ. Ít có thể thực sự là nhiều hơn.

Mức độ nghiêm trọng của tình trạng quá tải email đã được thừa nhận ở Pháp. Vào năm 2017, chính phủ đã đưa ra đạo luật về quyền “ngắt kết nối”. Đây là biện pháp nhằm giúp giải quyết vấn đề ngày càng tăng của văn hóa “luôn làm việc" mà thấy các email luôn tràn ngập thời gian riêng tư của nhân viên, góp phần vào “đại dịch" quá tải email. Quy định này yêu cầu các công ty có hơn 50 nhân viên phải đàm phán để đảm bảo công việc không bị dồn vào ngày nghỉ hoặc sau giờ làm việc. Vì vậy, có vẻ như luật pháp nước Pháp được sinh ra trong quan điểm giác ngộ rằng nó thực sự có lợi cho mọi người không phải làm việc mọi lúc. Khi nói đến tác động của tình trạng quá tải email và văn hóa “luôn làm việc”, thì chữ viết trên tường: nhiều email hơn, đặc biệt là sau giờ làm, ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của chúng ta. Vì vậy, giống như người Pháp hay nói “au revior”, có lẽ đã đến lúc phần còn lại của chúng ta nói lời chào tạm biệt với những mệt mỏi này.

Chuyên mục : Blog